新システム導入成功の秘訣！ユーザーの声を大切にする“5つのステップ”
posan新しいシステムを導入するとき、どのステップが一番大切だと思いますか？
要件設計、システム開発、テスト、導入準備、定着化 .....?
もちろん、全てのステップが大事ですが、その中でも特に忘れがちな部分があるんです。
それが、システム導入の成功を左右する「ユーザーへの配慮」。なぜなら、どんなに素晴らしいシステムを作ったとしても、そのシステムを使う人たちが満足しなければ意味がないからです。
さて、システム導入は一般的に最初の段階はシステム開発部門を中心に要件定義とシステム作りに集中します。
多くのシステム導入の教科書は、この要件定義こそが最も重要だと主張していますね。
それは全くその通りですが、もう一つ陥りやすい罠があるのです。
ユーザーを見誤るということ
それはよく、システムを使う人たちを「ユーザー」と一括りにしてしまうこと。
でも、実際にはユーザーには色々な人たちがいて、彼らの目線はバラバラなのです。
管理部門ユーザーと、事業部門ユーザーの人にとっては、新しいシステムを使うことで得られる利益が全く異なるので、それを一括りにアプローチしてしまうことは危険なのです。
だからこそ、管理部門の皆さんには、ちゃんと業務側の人たちと対話することが大切です。
そこでの対話のキーポイントを紹介しますね。
ユーザー目線でのシステム導入"5ステップ"
まず一つ目は、新しいシステムの目的をちゃんと伝えること。業務の目的を共有することで、理解度が上がります。
二つ目。業務フロー：新しい業務が他の業務とどのように関連しているのかを可視化すること。
これが意外と難しいんです。
例えば、”決裁”という業務フロー一つとっても、ある会社で、契約を進めるためには法務の承認がいるが、、契約書ができても、別途費用の決裁が必要だったり。事業運営側から見ると「なんで二つも承認がいる？」となりますよね。
その後、操作説明：新しいシステムの使い方を教えていくのですが、この時点で全員が完全に理解して使えるとは限らないんです。
実際、新しい会社で働き始めたとき、勤怠システムの入力方法は（マニュアルはすっ飛ばして）最初誰かに教えてもらいませんか？
管理系業務システムの本質的なアプローチは「個別指導」なのです。
新しいシステムは、個別指導型で使う人たちが困ったときにすぐにサポートできる体制を作ることが大切。
そして個別指導ゆえに、利用状況や習熟度をより可視化して次の一手を考えること。/
これが、システム導入の成功のカギなんです。
最後に、新しいシステムを導入するときは「人間（ユーザー）中心」の考え方を忘れずに進めたいですね。
