規定やルールにおける Do と Don't の違い
Do と Don't の違い
会社で規定やルールを作る時に気をつけることのお話です。
規定やルールの作り方には二通りあります。
一つは、"DO"中心型:「〜すべきではない」という書き方
もう一つはDon't中心型:「〜すべきである」という書き方
基本的には、ルールというは「〜すべきである」であることが望ましいです。
校則を思い出そう
「すべき」というのは、学生時代の校則にもある服務規定
「学生として学業に励むのに”相応しい”服装」
という書き方ですね。
一方、学生の場合には,これでは相応しい基準がわからないので
「金髪禁止、ピアス禁止!」と具体的な「すべきでない」
を記載せざるを得ないわけです。
分別のつく大人に対してはこのような配慮は本来必要のないものですが、
多くの会社のルールは「〜すべきでない」「〜禁止」という書き方をしがちです。
<例>
・会社のパソコンを私用で使うべきではない
・承認を得ずに遅刻や欠勤をすべきではない
・副業は禁止:副業をすべきではない
DoとDon’tの使い分け
実は、これらは本来は意識的に使い分けるべきものです。
もちろん重大な法律上の違反など経営に直結するリスクは、
全従業員が「何をやってはいけないのか」を完璧に理解する必要があるのそれは明確にすべきです。
例えば、以下のような例です。
・公開前の機密情報の持ち出しは、金融商品取引法上のインサイダー取引に該当するのですべきではない
・技術情報の海外持ち出しは(輸出管理上の違反になる可能性があるので)すべきではない などなど
基本的にはDoでポジティブに
行うこと自体が経営に対してポジティブに働くものは
極力「〜すべきである」という書き方に統一すべきです。
結構、言い方を変えるだけでポジティブになるものは多くあります。
例えば以下です。
・100万円以下の決裁については2社以上の見積もりは不要です。
これは言い方は少し違いますが、「不要」=すべきではない、という言い方になっており、
”してはいけないこと”を強調してしまっています。
本当に言いたかったのは100万円以上の契約については、
価格を安くするため2社以上の見積もりを取るといいよってことだと思います。
ですので
「100万以上の決裁については、2社以上の見積もりをとるべきです」に言い方を変えるべきです。
そうすることで従業員は「それをすることが会社の利益につながる」とうポジティブな受け止め方ができます。
まとめ
管理部門は、とかく、法やルールの番人になりがちです。
一方で、何かルールを強制的に強いられることは人の性として、心地よいものではありません。
堅い規定文書であってもそれは同じです。
出来る限り、ポジティブな言い換えを心がけたいものです。